Simplex Click and Flow – Workflows in 10 Minuten

 

  • Transparenz Ihrer Prozesse
  • Antragswesen
  • Audits
  • Interne Revision
  • Wirtschaftsprüfung
  • Controlling

Selbst einfache Aufgaben, Maßnahmen wie zum Beispiel Genehmigungsverfahren, erfordern einen klar geregelten Ablauf und langfristige Nachvollziehbarkeit. Derartige Prozesse werden oft per E-Mail oder Papier abgehandelt. Da können auch schon einmal Daten oder Dokumente verloren gehen. Es stellt sich jedoch die Frage, wer eine umfangreiche Workflow-Engine für beispielsweise einen simplen Urlaubsantrag kauft?

Simplex Click and Flow ist die Lösung!

Es erlaubt Abläufe und die zugehörigen Formulare ohne Programmierkenntnisse und innerhalb kürzester Zeit zu erstellen.

Wer kennt das nicht? Bei jeder Art von Vorgangsbearbeitung wird mehr und mehr Transparenz gefordert und zwar in Bezug auf:

1. die Art, wie der Prozess zu laufen hat.

2. laufende Vorgänge:

  • Wer hat den Antrag gestellt?
  • Bei wem liegt der Antrag?
  • Wie viele Anträge gibt es?
  • Ist Antrag 4711 nicht schon abgeschlossen?

3. abgeschlossene Vorgänge:

  • Wer hat den Antrag genehmigt beziehungsweise abgelehnt?
  • Wann wurde der Vorgang abgeschlossen?
  • Wie viele Anträge wurden gestellt?

Auf diese Fragen kann nur Antwort geben, wer die Prozesse und deren Bearbeitung sinnvoll organisiert hat. Abhilfe bringt ein Workflow-Management-System. Das ist auf den ersten Blick teuer in der Anschaffung und in der Umsetzung der jeweiligen Prozesse, da diese in der Regel durch Spezialisten erfolgen muss.

Dies ist der Ansatzpunkt von Simplex Click and Flow: In 10 Minuten definieren Sie zum Beispiel einen Visitenkartenantrag oder einen Berechtigungsantrag. Anschließend führen Sie diese Prozesse sofort aktiv aus. Sie sparen sowohl den Rollout als auch weitere Installationen.

Simplex Click and Flow bringt alle Voraussetzungen mit, die im Umfeld solcher Prozesse notwendig sind wie:

  • Mailbenachrichtigungen
  • Starten und Verfolgen von Teilaufträgen
  • Verwalten von zugehörigen E-Mails und Dokumenten
  • Wiedervorlage, Delegieren und Reservierung
  • Notizen zur Aufgabe

Vorteile:

Keine Programmierkenntnisse nötig
Die Prozesse und zugehörigen Formulare können ohne Programmierkenntnisse definiert werden. Simplex Click and Flow bietet diverse Möglichkeiten, bei Bedarf Programmmodule einzubinden, um zum Beispiel im Hintergrund Schnittstellen anzusprechen. Darüber hinaus ist es möglich bei der Definition der Formulare komplexe Plausibilitätskontrollen abzubilden.

Simplex Click and Flow wendet sich an:
1. den Fachbereich, der ohne beziehungsweise mit geringer Unterstützung der Notes-Entwickler und Administratoren eigenständig Prozesse umsetzen muss.
2. Berater, Entwickler und Administratoren, damit sie schnell die Anforderungen von Fachbereichen umsetzen können.

Schnelle und einfache Definition der Prozesse sowie der zugehörigen Formulare
Einfache Prozesse können in weniger als einer Stunde umgesetzt werden.

Prozesse können sowohl im IBM Lotus Notes-Client als auch im Web-Browser gestartet und bearbeitet werden
Das Starten von Prozessen lässt sich in Ihr Intranet integrieren.

Schnelle Vorgangsbearbeitung
Die als Workflow umgesetzten Prozesse laufen deutlich schneller ab, da die Bearbeiter durch wenige Klicks ihre Aufgaben abschließen können. Durch die „intelligenten“ Formulare ist sichergestellt, dass spätere Bearbeiter alle nötigen Informationen im Zugriff haben. Transportzeiten entfallen und die Liegezeiten sind deutlich geringer als beim Einsatz von E-Mails beziehungsweise Papier.

Transparenz
Das Protokoll gibt Aufschluss darüber,

  • wer welche Vorgangsschritte erledigt hat,
  • welche Entscheidungen hierbei getroffen wurden und
  • wer welche Felder im Formular wie geändert hat.

Ebenso kann zum Beispiel nachvollzogen werden, warum ein Vorgang länger als geplant benötigt hat.